Klachtenprocedure NIBI
Definities
In deze klachtenprocedure wordt verstaan onder:
- NIBI: Het Nederlands Instituut voor Biologie
- De klager: degene die een klacht indient en/of diens gemachtigde.
- Klacht: elke uiting welke door klager wordt bedoeld als zijnde een klacht
- Medewerker: een ieder die onder verantwoordelijkheid van NIBI werkzaamheden binnen de organisatie verricht.
Melding aan directie
Alle uitingen van derden die als klacht kunnen worden uitgelegd worden terstond ter kennis gebracht van de NIBI directie.
Klachtbehandeling
De behandeling van elke klacht geschiedt door de directie in de persoon van Leen van den Oever (klachtencoördinator).
Klachten dossier
Voor elke klacht wordt door de directie een speciaal klachtendossier gemaakt.
Bevestiging
Binnen 3 werkdagen na ontvangst van de klacht wordt de klager per e-mail bevestigd dat de klacht is ontvangen en door de directie in behandeling is genomen. In de bevestiging wordt opgenomen:
- De datum waarop de klacht werd ontvangen.
- Korte omschrijving van de inhoud van de klacht.
- Wijze waarop de directie de klacht gaat onderzoeken.
- Termijn waarop verwacht wordt dat er nader contact met de klager zal worden opgenomen. In beginsel dient getracht te worden elke klacht binnen maximaal 4 weken af te handelen.
- Naam lid directie die klacht in behandeling heeft.
- De wijze waarop de directie voor verdere contacten over de klacht door klager benaderd kan worden.
Rechten en geschillen
Alle geschillen, voorvloeiend uit of samenhangend met een overeenkomst, zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de woonplaats van NIBI, tenzij wettelijke bepalingen zich daartegen verzetten.
Vertrouwelijk
Elke klacht en verstrekte informatie zal altijd vertrouwelijk worden behandeld.